【会社の取組編】ボイスメール

こんにちは。採用担当のぐっちょんです☺
今回は「ボイスメール」について、阪神工事部建設ソリューション課所属の社員にインタビューを行いました!

 

Q.ボイスメールとは?

A.ボイスメールは日誌の代わりに日々の業務報告や気づきを「声」で入力し、社内で情報を共有するために用いているツールです。ボイスメール導入時は制限時間は現在と同様1分30秒ですが、アプリではなく留守番電話のように電話で入れていました。入社してからボイスメールの存在を知った時は「こんなのがあるんだ」と驚くと同時に「どのようなことを入れればよいのだろう」と不安もあったそうです。

 

Q.ボイスメールの良い点はどこですか?

A.部署内であってもシフトの都合や出張で顔を合わさないこともあるため、ボイスメールにて工事の進捗確認ができ「この現場の書類を作らないといけない」などと予め分かることもあります。部署内の接点づくりとなる点は良いと感じています。

 

Q.ボイスメールで気を付けていることはなんですか?

A.私はきっちりとボイスメールで報告をしたいので、静かな環境で入れるように心がけています。また、遅くならないよう21時までには入れるようにしています。脚色せず自分の言葉で、誰が何をしたのかを固有名詞をつけて具体的に報告するようにしています。さらに声で入れるためトーンにも気を付けています。

Q.ボイスメールをどのように活用していますか?

A.上司が常に一緒にいるわけではないため、自分の業務報告に加え、後輩の業務進捗や後輩に関しての気づきを上司に報告する内容にしています。さらに声のトーンで体調の変化も感じることがあるため、元気がなさそうな後輩には翌日声をかけることや、締切がある業務の内容を聞いた場合も進捗を確認するために声をかけたりしています。

 

Q.ボイスメールの取り組みをして嬉しかったことは?

A.上司から自分のボイスメールに対して「頑張ってね」などの励ましの声やお褒めの言葉があると嬉しいです。返信があると「この方向性で進めて良いのだ」と方向性の確認ができるため、仕事がスムーズに進みます。

Q.これまで上司にボイスメールに対してどのようなアドバイスをいただきましたか?

A.日誌ではないため、やったことの報告ではなく自分がどうしたいのかなどの意見を残してほしいとのお言葉がありました。そのため、伝えたいことだけをピックアップし受ける側が求めている情報とは何かを意識し、共有するようにしています。

 

Q.社員に伝えたいことはありますか?

A.ボイスメールは1分30秒という制限があるため、伝えたい要点をまとめる練習になりますので、是非この点を意識して実施して頂ければと思います。さらに、良い報告方法をされている社員のボイスメールがあれば参考にしつつ、一日を振り返り「新しく知ったこと」「できるようになったこと」など要点をしっかりと報告できるようボイスメールを活用していきましょう☆彡

 

普段のボイスメールでは、内容に気を取られ、トーンまでは意識できていなかったため、ボイスメールの良さである「」を活かしコミュニケーションを取っていくことの大切さに気づかされました!

教えていただいた言葉を受け、しっかりとボイスメールを活用していきます♪

以上となります。次回以降も、よりキンキ道路を知って頂くために様々な取り組みを発信いたしますので、乞うご期待ください 🙂

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